Voor het bijeenroepen van de vergadering van eigenaars, het hoogste orgaan binnen de VvE, gelden specifieke vormvereisten. Eén daarvan is het in acht nemen van de juiste oproeptermijnen. Het niet in acht nemen van deze termijnen leidt echter niet altijd tot een ongeldig besluit.
Raadpleeg het modelreglement voor de juiste oproeptermijn
De oproeptermijnen voor het bijeenroepen van de vereniging van eigenaars zijn geregeld in het modelreglement dat van toepassing is. Hieronder staan de termijnen per modelreglement opgesomd:
- Modelreglement 2006: tenminste 15 dagen, de dag van oproeping en de vergadering niet inbegrepen. Bovendien is elke eigenaar bevoegd om, tot uiterlijk 7 dagen vóór de vergadering en mits bij schriftelijke kennisgeving aan het bestuur, per post dan wel per e-mail nadere onderwerpen, op de agenda te laten plaatsen. Het bestuur is dan verplicht onverwijld de overige eigenaren hiervan in kennis te stellen;
- Modelreglement 1992: tenminste 15 dagen de dag van oproeping en de vergadering niet inbegrepen;
- Modelreglement 1983: tenminste 8 dagen de dag van de oproeping en de vergadering niet inbegrepen;
- Modelreglement 1973: tenminste 8 dagen;
- Modelreglement 1972: tenminste 8 dagen.
Akte kan anders bepalen
In de akte van splitsing kan worden afgeweken van het modelreglement. Onderzoek daarom altijd of er speciale bepalingen zijn opgenomen waarin wordt afgeweken van het modelreglement.
Verzoek tot vernietiging via kantonrechter
Worden in strijd met de voorgaande oproepingseisen besluiten genomen waar leden van de VvE zich niet mee kunnen verenigen, dan bestaat in beginsel de mogelijkheid open om de kantonrechter te verzoeken het besluit te vernietigen. Daarvoor is vereist dat het besluit is genomen in strijd met statutaire bepalingen die het tot stand komen van besluiten regelen. Het verzoek tot vernietiging moet worden gedaan binnen één maand na de dag waarop de verzoeker van het besluit kennis heeft genomen of heeft kunnen kennis nemen.
Strijd met oproepingsvereisten, tóch geldig besluit
Als de kantonrechter constateert dat sprake is van strijd met de oproepingsvereisten dan betekent dat nog niet, dat het verzoek tot vernietiging zonder meer zal worden toegewezen. De verzoeker dient namelijk ook aan te tonen dat hij een zogenaamd materieel belang te heeft bij vernietiging van het besluit. Aannemelijk moet worden gemaakt, dat wanneer het geschonden voorschrift wél in acht zou zijn genomen er geen dan wel een andersluidend besluit zou zijn genomen ter vergadering. Dat blijkt niet altijd het geval te zijn.
Geen materieel belang bij verzoek tot vernietiging
Zo zou een niet vooraf geagendeerd besluit dat met 80% van het aantal uit te brengen stemmen aangenomen is, waarschijnlijk ook genomen zijn als het wel vooraf geagendeerd zou zijn. In dat geval zal de kantonrechter waarschijnlijk oordelen dat de verzoeker bij zijn verzoek tot vernietiging van dat besluit onvoldoende belang heeft. Immers, in dat geval is weliswaar sprake van strijd met statutaire bepalingen maar dan zou het besluit vanwege de stemverhoudingen direct opnieuw genomen worden, waarbij de voorschriften wel in acht worden genomen
