Vaak gestelde vragen over…
[/toggle]
Wij gaan uit van onze eigen kracht. Enkele voordelen die wij u kunnen bieden zijn:
- Een hoge mate van betrouwbaarheid en betrokkenheid;
- Een brede en diepgaande kennis van VvE beheer;
- Een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding;
- Een servicegerichte instelling en persoonlijke benadering;
- Een hoge servicegraad die voor een deel mogelijk wordt gemaakt door de allernieuwste software op de markt.
Jazeker. Vaak zien VvE’s als een berg op tegen het overstappen naar een nieuwe beheerder. Het is inderdaad ook veel regelwerk en vergt behoorlijk wat organisatietalent. Wij hebben het hele overstapproces vastgelegd en weten precies wat, hoe en wanneer het moet gebeuren. Wij nemen het hele overstapproces graag voor onze rekening zodat u er vrijwel geen omkijken naar heeft.
Dat is afhankelijk van een aantal factoren zoals:
- De voorwaarden die in de beheerovereenkomst van uw huidige beheerder zijn opgenomen omtrent duur en opzegging;
- De medewerking van uw huidige beheerder;
- De omvang van uw VVE;
- De tijd om administratieve zaken te regelen ten aanzien van met name bankrekeningen. Banken nemen hiervoor over het algemeen hun tijd.
Gemiddeld neemt een overstaptraject 4 tot 6 weken in beslag. Deze tijd kan worden verkort door voorafgaand aan de opzegging al bepaalde zaken in werking te zetten.
Dat hangt af van een aantal factoren. Allereerst bent u gebonden aan de looptijd en de opzegtermijnen die in de beheerovereenkomst zijn opgenomen. In sommige gevallen kunt u er echter eerder onderuit. Stel dat uw huidige beheerder er met de pet naar gooit en zijn verplichtingen niet nakomt. In dat geval kunt u zich, zeker als de situatie al langer duurt en u hem al diverse keren heeft gewaarschuwd, beroepen op wanprestatie. Vergeet u trouwens niet dat voor de overstap naar een nieuwe beheerder een geldig vergaderbesluit nodig is. U kunt dit als bestuur niet zelfstandig beslissen.
Ja dat kan. Wanneer u zeker weet dat u wilt overstappen naar Ektiv, de opzegging met de huidige beheerder de deur uit is en de beheerovereenkomst met ons getekend is kunnen wij alvast starten met het opstarttraject. Wij kunnen de nodige gegevens in het systeem zetten, de leden en de leveranciers informeren en contact opnemen met de bank om de overstapprocedures ook daar voor te bereiden. Op het moment dat het contract dan ten einde is, kunnen wij het VvE beheer vrijwel meteen overnemen. Daarmee verloopt de overstap zo goed als geruisloos.
Ja, dat is absoluut noodzakelijk. De algemene ledenvergadering is het hoogste orgaan binnen de VvE. Het voornemen om van beheerder te wisselen moet aan de algemene ledenvergadering worden voorgelegd. Wel kan het bestuur alvast wat voorwerk doen en op de ledenvergadering een voorstel doen. Pas na een geldig vergaderbesluit kan een nieuwe beheerder worden geworven en aangesteld.
Graag zelfs. Wij vinden het, net zoals alle gemeenten in Nederland heel belangrijk dat VvE’s actief zijn en ervoor zorgen dat er voldoende financiële reserves worden opgebouwd. Zelfs als u besluit het beheer zelf te doen of bij iemand anders onder te brengen, zijn wij graag bereid om uw van advies te dienen en desgewenst uw VvE te activeren. Ook wijzen wij u graag op de mogelijkheden tot financiële ondersteuning bij de activering van uw VvE vanuit de gemeente.
Ja. Onze tarieven zijn opgebouwd volgens een staffel, uitgaande van een basistarief. Hoe meer objecten wij beheren, hoe hoger de korting op het basistarief. Afhankelijk van het aantal te beheren objecten varieert de korting tussen de 14% en 25% per appartementsrecht per jaar. Ook rekenen wij voor losse bergingen, parkeerplaatsen en parkeerboxen een lager basistarief dan voor woningen en bedrijfsunits.
Dat is niet zo eenvoudig te beoordelen. Gebouwen zijn er in allerlei soorten. Er zijn eenvoudig te beheren gebouwen en gebouwen die meer aandacht vragen. Ook zaken zoals grote schadegevallen, incassoprocedures, overlastgevallen, stookkostenafrekeningen, veel extra vergaderingen kunnen maken dat het VvE beheer duurder uitvalt dan u had verwacht. Ook kan er sprake zijn van achterstallig onderhoud waardoor er relatief vaak tussentijdse reparaties moeten plaatsvinden. Tenslotte is bij grote appartementencomplexen de kans groot dat u teveel beheerkosten betaalt omdat de beheerder geen of een lage staffelkorting toepast. Een groter aantal appartementen betekent niet dat de kosten voor beheer evenredig toenemen. Bent u benieuwd hoeveel het VvE beheer voor uw VvE bij ons kost? Doe dan gratis en vrijblijvend een online beheerkostencheck. U krijgt dan snel een indicatie van de beheerkosten bij Ektiv. U kunt natuurlijk ook direct een gedetailleerde offerte aanvragen.
Bij onze tarieven kijken wij enerzijds naar de concurrentie en anderzijds naar onze interne kosten. Onze tarieven zijn marktconform en bieden ons de ruimte om het VvE beheer te voeren zoals u dat van ons mag verwachten. Wij doen VvE beheer zoals het hoort tegen de tarieven zoals afgesproken. De zaken die wij als meerwerk beschouwen benoemen wij afzonderlijk. Zo houden we het transparant en wordt u niet geconfronteerd met onaangename verrassingen.
Dat ligt er maar aan waarop uw wilt besparen. U kunt zowel besparen op de beheerkosten, energie- en servicekosten als op de onderhoudskosten. Deze materie vereist een gedetailleerd inzicht in de exploitatiebegroting en de meerjaren onderhoudsbegroting van de vereniging. Wij helpen u graag om te kijken waar u op een verstandige en verantwoorde manier kunt besparen.
Ektiv heeft te maken met een aantal vaste kosten, onafhankelijk van het feit of het om 2 of over 40 appartementsrechten gaat. Denk hierbij aan softwarelicenties, kantoorkosten, dagelijkse administratieve- en financiële beheertaken, het produceren van jaarstukken en het organiseren en bijwonen van tenminste 1 algemene ledenvergadering per jaar.
Helaas niet. Het administratief en financieel beheer behoort tot de kerntaken van een VvE beheerder. Wij raden het ten zeerste af om dit zelf ter hand te nemen. Werkzaamheden zoals de boekhouding, het debiteuren en crediteurenbeheer, het coördineren en aansturen van alle dagelijks voorkomende werkzaamheden, het maken en bewaken van begrotingen, het vaststellen van de bijdragen, het afrekenen van de stookkosten het produceren van de jaarstukken is zeer arbeidsintensief. Het risico dat u het spoort bijster raakt is groot. Bovendien wordt u binnen de vereniging door medebewoners met van alles en nog wat lastig gevallen. Daarnaast wordt u geacht ook tegen wanbetalende medebewoners op te treden wat de goede verhoudingen binnen de vereniging kan schaden. Het is zeer de vraag of u daar op zit te wachten.
Nee. Het is in onze ogen onjuist als een beheerder de volledige bestuursfunctie overneemt van een VvE. Dat zou hetzelfde zijn als een slager die zijn eigen vlees keurt en kan leiden tot belangenverstrengeling. Daarom zijn wij alleen bereid om bepaalde bestuurstaken op ons te nemen zoals het administratief, financieel en technisch beheer. De besluiten worden genomen door de algemene ledenvergadering en worden uitgevoerd door het bestuur dat door diezelfde vergadering is gekozen. Wij staan te ver af van de dagelijkse gang van zaken binnen uw complex en weten ook onvoldoende wat er speelt. Een bestuur uit uw midden weet dit wel en kan ons op een wijze aansturen zoals de bewoners dat graag zien.
Wij hebben vanuit onze advieswerkzaamheden veel te maken met VvE beheer bij woningcorporaties. Bij woningcorporaties zijn gemengde complexen, ofwel complexen waar eigenaars en huurders samen onder één dak wonen, eerder regel dan uitzondering. Het beheer van gemengde complexen brengt bijzondere situaties, valkuilen en struikelblokken met zich mee. Er kan sprake zijn van een botsing van de regels van het huurrecht en het appartementsrecht. Ektiv weet hoe in zulke gevallen het best te handelen en kent alle bijzonderheden die gemengd beheer met zich meebrengt.
In het digitale tijdperk waarin wij leven, is dit eigenlijk niet meer dan vanzelfsprekend. Zo kunnen leden online inzicht krijgen in hun betalingen, verenigingsnieuws, foto’s en uiteraard verenigingsdocumenten. Ook kunnen zij hun eigen contactgegevens online aanpassen, voorkeuren instellen, reparatieverzoeken indienen én hun actuele status inzien.
Het geld van de vereniging staat te allen tijde op een rekening van de VvE zelf. Ektiv is tot een bepaald bedrag en binnen bepaalde grenzen gemachtigd om financiële transacties te verrichten die noodzakelijk zijn voor het voeren van het financiële en administratieve beheer. Hierdoor is het onmogelijk om uw financiële reserves te misbruiken. Bovendien kunt u de boekhouding op elk gewenst moment inzien.
In één zin: consequent volgens het incassoprotocol. Er is niets zo vervelend dan wanneer verenigingsleden hun bijdragen niet op tijd betalen. Achterstanden lopen snel op en als het misgaat zijn deze soms moeilijk te innen. Dit leidt in het slechtste geval tot een tekort op de begroting dat door de andere eigenaars dient te worden betaald. Een slechte zaak vinden wij. Daarom volgen wij een strak incassoprotocol, dat door de vereniging is goedgekeurd. Wij stellen het bestuur tijdig op de hoogte van problemen en gaan bij bij voorkeur in gesprek met de achterstallige eigenaar om tot een oplossing te komen. Het is voor ons van belang om de verhoudingen binnen een VvE gezond te houden, maar er tegelijk voor te zorgen dat de betalingsverplichtingen worden nagekomen.
Het geld dat op een bankrekening van een VvE staat valt onder het depositogarantiestelsel van De Nederlandse Bank, mits het een in Nederland gevestigde bank is met een vergunning van De Nederlandse Bank. Het garantiebedrag is gelijk aan dat van één natuurlijk persoon. Dus € 100.000,- is gegarandeerd. Het vermogen van de VvE mag niet groter zijn dan 4,4 miljoen euro. Om alle risico’s uit te sluiten kan het zinvol zijn om het vermogen te spreiden over meerdere banken op verschillende bankrekeningen.
Dit maakt deel uit van onze standaard dienstverlening. Jaarlijks moet u namelijk als appartementseigenaar in de belastingaangifte opgeven hoe groot uw aandeel in het reservefonds van de VvE is. U dient dit op te geven in box 3 (spaar- of beleggingsbezit).
Met name kleine VvE’s tot 6 appartementen willen vaak hun beheerkosten zoveel mogelijk beperken. Soms besluiten zij daarom het technisch beheer zelf te doen. Zeker voor kleinere VvE’s waarbij voldoende technische kennis bij één of meer van de leden aanwezig is, kan het een goede keuze zijn.
Dit houdt onder andere in dat u zelf zorg draagt voor:
- het bepalen van het onderhoudsbeleid;
- de technische opname bij de start van het beheer;
- het laten opstellen, bewaken en uitvoeren van de meerjaren onderhoudsbegroting;
- het opvragen en beoordelen van offertes voor onderhoudswerkzaamheden;
- het verstrekken van opdrachten, de begeleiding en controle van de onderhoudswerkzaamheden;
- klachtenintake en uitvoering klein dagelijks onderhoud;
- het afsluiten en bewaken van contracten voor installaties en schoonmaak.
Ook als u besluit het technisch beheer zelf uit te voeren, is het toch mogelijk om Ektiv incidenteel in te schakelen voor assistentie. Wij voeren de werkzaamheden voor u uit tegen het afgesproken uurtarief.
Nee. Hoewel wij wel opdracht geven voor het opstellen van een meerjaren onderhoudsbegroting is de prijs van het opstellen daarvan niet bij de prijs van technisch beheer inbegrepen. Het opstellen van een meerjaren onderhoudsbegroting is een specialisme. Wij maken voor het opstellen hiervan alleen gebruik van onafhankelijke ervaren deskundigen met een bouwkundige achtergrond en verstand van onderhoud. De meerjaren onderhoudsbegroting is heel belangrijk en bepaalt voor een belangrijk deel de hoogte van de maandelijkse bijdrage. Het is niet overdreven om te stellen dat de meerjaren onderhoudsbegroting de kern van het VvE beheer is. Is de meerjaren onderhoudsbegroting onder de maat, dan heeft dat onherroepelijk gevolgen voor de staat van onderhoud van het gebouw, het woongenot en de portemonnee van de leden.
Alles staat of valt bij een goede selectie aan de poort. Bij de selectie van leveranciers informeren wij zoveel mogelijk naar referenties bij andere VvE’s. Daarnaast spelen kritisch offertevergelijk , duidelijke opdrachtverstrekking en heldere afspraken over zaken als garantie een belangrijke rol. En wat te denken van controle. Vertrouwen is goed, maar controle is beter. Tijdens de uitvoering van de werkzaamheden zijn wij dan ook regelmatig ter plaatse om de voortgang van het werk te bewaken en indien nodig bij te sturen.
Ja, Ektiv heeft ook ervaring met het beheer van monumenten. Bij het beheer van monumenten is extra kennis vereist. Met name op het gebied van meerjaren onderhoudsbegrotingen, wijzigingen in of aan het gebouw, de selectie van aannemers, het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden en op fiscaal gebied is specialistische kennis nodig. Verkeerde keuzes en beslissingen in het groot onderhoud kunnen schade aan het gebouw veroorzaken en dat kan aardig in de papieren lopen. Niet elke aannemer heeft immers verstand van oude bouwtechnieken en constructies of oude bouwmaterialen. Ook bestaan er fiscale voordelen voor de eigenaars van een monument, waarvoor een VvE beheerder jaarlijks informatie aan de belastingdienst moet verstrekken. Het is handig om dan een beheerder te hebben die kennis van zaken heeft.
AANVRAAG INFORMATIE & ADVIES AANVRAAG OFFERTE
