Module III – Administratie & Organisatie
“Voor een soepele gang van van alle administratieve en bestuurlijke processen binnen uw vereniging van eigenaars”
1. Basis vaste diensten
- Verzamelen van agendapunten van leden via de website, per e-mail of per post
- Reserveren van de vergaderaccomodatie voor vergadering van eigenaars
- Voorbereidend overleg met het bestuur voor de ALV op locatie
- Versturen van uitnodigingen, agenda en volmachten voor de vergadering per e-mail
- Versturen van aanvullende vergaderstukken per mail en publicatie op website
- Verzamelen van volmachten voor de vergadering van eigenaars
- Bijwonen en ondersteunen bij de vergadering van eigenaars
- Opstellen presentielijsten, vaststellen quorum, notuleren
- Vastleggen van de ALV besluiten in een digitaal besluitenregister
- Vastleggen, bewaken, coördineren en/of uitvoeren taken en/of besluiten
- Opmaken en verzenden van de notulen per email en publicatie op website
- Actualiseren van leden- en leveranciersbestand
- Versturen van een welkomstbrief aan nieuwe bewoners
- Verstrekken van persoonlijke toegangsgegevens tot de VvE website
- Communiceren en corresponderen met leden en leveranciers
- Inlichten van leveranciers omtrent wijzigingen in contactgegevens van de VvE
- Kort tussentijdsoverleg met bestuur of commissieleden via telefoon of e-mail
- Digitaal archiveren van relevante documenten volgens een uniforme indeling
2. Standaard variabele diensten
- Versturen van alle reguliere correspondentie aan de leden per post (standaard per e-mail of download via website)
- Administratief en financieel afhandelen van verhuizingen
- Bestuurswijzigingen doorvoeren bij de Kamer van Koophandel
- Bestuurswijzigingen doorvoeren bij de bankrelaties
3. Extra aanvullende diensten
- Extra mailing versturen op verzoek van het bestuur per mail
- Extra mailing versturen op verzoek van het bestuur per post
- Extra bestuurs- en commissievergaderingen binnen kantoortijd
- Extra bestuurs- en commissievergaderingen na kantoortijd
- Extra ledenvergadering
- Voeren van een procedure inzake overtreding van het huishoudelijk reglement
- Procesbegeleiding tot wijziging van splitsingsakte of splitsingstekening
- Verrichten van kadastraal onderzoek
- Opvragen van gegevens bij de Kamer van Koophandel
- Onderzoeken van mogelijkheden voor en aanvragen van subsidies
- Verhuur van algemene ruimte en delen
- Toezicht houden op de bij de vereniging aanwezige huismeester
- Sleutelbeheer
- Inscannen en inhoudelijk doorzoekbaar maken van bestaande dossiers
- Aanhouden een papieren archief
- Opslag van het papieren op een externe locatie
- Maatwerk adviezen en ondersteunende werkzaamheden
Basis vast
- standaard dienstverlening
- voor alle VvE’s gelijk
- standaard uitgevoerd
- vaste cyclus
- vaste beheervergoeding
- per appartement/per jaar
- per maand gefactureerd
Standaard variabel
- standaard dienstverlening
- variabel per VvE
- uitgevoerd op indicatie
- deels vaste cyclus
- volgens prijslijst
- per incident berekend
- per kwartaal gefactureerd
Extra aanvullend
- niet standaard dienstverlening
- variabel per VvE
- uitgevoerd op verzoek
- geen vaste cyclus
- volgens prijslijst of offerte
- per project of verzoek berekend
- na afronding van het werk gefactureerd
