Module II – Financiën & Boekhouding
“Voor een financieel gezonde VvE, niet alleen nú maar ook in de toekomst, zonder onverwachte tegenvallers”
1. Basis vaste diensten
- Opstellen van een liquiditeitsbegroting op basis van de MJOP
- Opstellen van de jaarlijkse exploitatiebegroting inclusief toelichting
- Berekenen van de maandelijkse voorschotbijdragen
- Versturen van facturen voor maandelijkse voorschotbijdragen per e-mail
- Incasseren van voorschotbijdragen via automatische incasso
- Inscannen & boeken van de inkomende facturen
- Verwerken van bankmutaties
- Betalen van reguliere facturen binnen begroting en mandaat
- Betalen van bijzondere facturen na online goedkeuring door het bestuur
- Beheer van maximaal 3 bankrekeningen bij ABN-AMRO of Rabobank
- Polisbeheer van door de VvE afgesloten verzekeringen
- Budgetbewaking en melding overschrijding aan het bestuur
- Debiteurenbewaking
- Op verzoek van een lid mailen van een saldo overzicht
- Herinneren en aanmanen bij betalingsachterstanden
- Berekenen en factureren van de definitieve voorschotten einde boekjaar
- Overdracht concept jaarstukken aan bestuur/kascommissie en schriftelijke toelichting
- Kort overleg per telefoon of per e-mail over reguliere financiële aangelegenheden
- Verstrekken via e-mail of publicatie op website van informatie ten behoeve van de belastingaangifte
- Opstellen van de jaarstukken (balans, exploitatierekening en jaarverslag)
2. Standaard variabele diensten
- Versturen van facturen per post (standaard per e-mail of download via website)
- Doorbelasten van een factuur aan een eigenaar
- Innen van verhuurpenningen of andere vergoedingen namens de VvE
- Financieel en administratief afwikkelen van verhuizingen
- Behandelen en afwikkelen van claims op de VvE via de WA verzekering
- Behandelen en afwikkelen van claims van de VvE via de opstalverzekering
- Versturen van een ingebrekestelling (“3e herinnering”)
- Opstarten en begeleiden van een incassoprocedure
- Opstellen van een jaarrekening op basis van door vorige beheerder aangeleverde stukken
3. Extra aanvullende diensten
- Verzorgen van de afrekening warmte- of waterkosten
- Beheren van extra bankrekeningen buiten de standaard 3
- Beheren van een bankrekeningen anders dan van ABN-AMRO of Rabobank
- Aansprakelijk stellen van derden voor schade toegebracht aan de VvE
- Uitvoeren van een extra facturatieronde per e-mail
- Uitvoeren van een extra facturatieronder per post
- Extra overleg inzake financiële zaken op locatie op verzoek van het bestuur
- Extra tussentijdse financiële rapportages anders dan de standaard gebruikelijke
- Maatwerk adviezen en ondersteunende werkzaamheden op het gebied van financiën en verzekeringen
Basis vast
- standaard dienstverlening
- voor alle VvE’s gelijk
- standaard uitgevoerd
- vaste cyclus
- vaste beheervergoeding
- per appartement/per jaar
- per maand gefactureerd
Standaard variabel
- standaard dienstverlening
- variabel per VvE
- uitgevoerd op indicatie
- geen vaste cyclus
- volgens prijslijst
- per incident berekend
- per kwartaal gefactureerd
Extra aanvullend
- niet standaard dienstverlening
- variabel per VvE
- uitgevoerd op verzoek
- geen vaste cyclus
- volgens prijslijst of offerte
- per project of verzoek berekend
- na afrond werk gefactureerd