Negen van de tien aanvragen die wij ontvangen voor het opstellen van een MJOP bevat geen duidelijke omschrijving. Een omschrijving als “aanvraag offerte MJOP” biedt veel ruimte voor interpretatie….te veel ruimte. In dit artikel besteden wij aandacht aan het programma van eisen dat naar onze mening aan elke MJOP ten grondslag moet liggen. Een PVE is geen overbodige luxe, maar een must voor iedereen die een MJOP aanvraagt.
Doel van een programma van eisen (PVE)
Een PVE heeft als doel om een uniforme MJOP te laten opstellen voor het technische beheer van een gebouw in opdracht van bijvoorbeeld een VvE.
Het PvE kan worden onderverdeeld in 3 onderdelen:
- de kwalitatieve eisen omtrent het proces;
- de inhoudelijke invulling van het MJOP voor VvE’s;
- de standaardindeling (format).
Dankzij een PvE kan een opdrachtgever de offerte-aanvraag voor het opstellen van een MJOP duidelijker formuleren en weet hij zeker dat hij gelijkwaardige producten vergelijkt.
Conditiegestuurd op basis van NEN 2767
Een MJOP kan grofweg op twee manieren worden opgesteld: conditiegestuurd of naar eigen inzicht van de technicus.
Bij de eerste manier van opstellen wordt er een zogenaamde NEN norm gehanteerd: de NEN 2767. eken. De NEN 2767 is een norm die is opgesteld om de conditie van een bouw- en installatiedelen op objectieve en eenduidige wijze vast te leggen. Het is verstandig om deze norm in het PVE voor een MJOP vermelden.
NEN 2767 nader uitgelegd
NEN staat voor Nederlandse Norm en is tevens de naam van het nauwe samenwerkingsverband van het Nederlands Normalisatie-instituut en de Stichting NEC. Deze hebben als doelstelling het stimuleren en begeleiden van de ontwikkeling van normen op diverse gebieden; van keuringsmethoden en papierformaten tot de brandwerendheid van bouwmaterialen en de nummering van weken. Het grote voordeel van deze normen is dat iedereen die deze hanteert, het over hetzelfde heeft. Dat komt de kwaliteit ten goede en maakt dat er geen appels met peren worden vergeleken. Het doel van deze 犀利士
norm is dus de behoefte aan een persoonsonafhankelijke registratie van de conditie en om meerjarenonderhoudsplanningen te maken voor de gebouwenbezitters.
Naar eigen inzicht van de bouwkundige
Bij de tweede manier wordt de MJOP opgesteld vanaf startjaar naar eigen inzicht van de bouwkundige. U ontvangt dan doorgaans een MJOP op basis van de individuele kennis van een technicus. Er worden geen eenduidige richtlijnen gehanteerd en het eindresultaat is grotendeels gebaseerd op persoonlijk inzicht. Het spreekt vanzelf dat deze methode niet de voorkeur heeft omdat deze persoonsafhankelijk is en niet de objectiviteit biedt die in dit geval nodig is.
Excel voldoet niet meer
Wij zien nog regelmatig MJOP’s die zijn opgesteld in een spreadsheet zoals Excel. Het grote nadeel van deze manier van opstellen is dat er geen dynamisch conditiegestuurd MJOP kan worden opgesteld. Tegenwoordig zijn er diverse gespecialiseerde softwareprogramma’s zoals O-prognose, die dat wel kunnen. Dergelijke software maakt het mogelijk om het MJOP tussentijds betrekkelijk eenvoudig bij te stellen op basis van actuele conditiemetingen, diverse scenario’s door te rekenen en gegevens uit en naar andere programma’s te importeren resp. exporteren. Een spreadsheet is niet meer van deze tijd en voldoet niet meer aan de eisen die door klanten en bouwkundigen gesteld worden.
MJOP opstellen volgens het boekje
Hieronder beschrijven wij de procedure die wij hanteren bij het opstellen van een MJOP:
- Noteer van alle bouwkundige elementen en eventueel de positie daarvan (zon/windzijde/windrichting, etc.);
- Omschrijf van de materialen en de bijbehorende meetstaten;
- Duid de elementen aan in de NL-SfB-notering; De SfB-codering is in de jaren vijftig in Zweden ontwikkeld voor classificatie van gebouwdelen ten behoeve van kostencalculaties en bestekomschrijvingen. SfB staat voor Samarbestkommitte Byggnadsfragor, wat ‘samenwerkingscommite voor bouwvraagstukken’ betekent. Sinds 1977 is er een Nederlandse SfB-commissie, die een indelingstabel voor de Nederlandse bouwsector heeft ontwikkeld onder de naam NL-SfB;
- Bepaal het startjaar of de minimale conditie en de huidige conditie;
- Bepaal de onderhoudscycli en de langste onderhouds-cyclus door middel van kwaliteitsniveaubepaling;
- Beschrijf de onderhoudsactiviteiten en de bijbehorende eenheidsprijzen, inclusief het prijspeil en vermelding van de bron hiervan
- Check de toegepaste indexering op de prijzen
- Check of de prijzen exclusief of inclusief BTW zijn en, in dat laatste geval, welke percentages (6% of 21%) bij welke activiteit gehanteerd worden;
- Bepaald de wijze van begeleiding onderhoudsactiviteiten;
- Bepaal welke installaties worden meegenomen in het MJOP;
- Bepaal de planningshorizon van het MJOP (vijf jaar is wettelijk verplicht) maar de planningshorizon van het MJOP moet in ieder geval net zo lang
zijn, als de langste onderhoudscyclus aangeeft.
Benodigde gegevens bij opstellen MJOP
De opsteller van de MJOP heeft minimaal de volgende gegevens nodig om tot bovenstaand omschreven MJOP te komen:
- Evt de bestaande MJOP (die moet gaan voldoen aan het PVE);
- De historie Planmatig Onderhoud en Dagelijks Onderhoud;
- De splitsingsakte en -tekening;
- Technische tekeningen, plattegronden en gevelaanzichten;
- Materiaal- en kleurstaten.
Samenvattend
Als u een offerte aanvraagt voor het opstellen van een MJOP voor een VvE, dient u er rekening mee te houden dat het eindresultaat na levering hiervan heel verschillend kan zijn. Formuleert u daarom duidelijk in uw aanvraag, wat u als eindresultaat verwacht. Dit doet u door middel van het opstellen van een PvE en daarvoor kunt u de informatie in dit artikel als leiddraad. Een MJOP dat volgens de bovenstaande eisen en normen is opgesteld door een ervaren deskundige, biedt u meer zekerheid dat er een gedegen en representatie onderhoudsplan aan de VvE wordt opgeleverd.
Dat is beslist geen overbodige luxe. Het MJOP vormt namelijk de basis voor het groot onderhoud van het gebouw gedurende lange tijd (meestal 25 jaar). Wij stellen zelf dat een MJOP de kern is waarom het binnen een Vereniging van Eigenaars allemaal draait: de instandhouding van het gebouw. Het gaat doorgaans om grote sommen geld die op de momenten waarop dit groot onderhoud moet worden uitgevoerd, aanwezig (lees: door de gezamenlijke eigenaars bijeengespaard) moeten zijn. Een slechte MJOP leidt dus tot een slechte financiële planning, te lage of te hoge reservefondsvorming, sterk schommelende VvE bijdragen en in het slechtste geval onverwachte onderhoudsuitgaven die door de eigenaars via eenmalige bijdragen moeten worden opgebracht.
