Module III – Administratie & Organisatie

“Voor een soepele gang van van alle administratieve en bestuurlijke processen binnen uw vereniging van eigenaars”


1. Basis vaste diensten

  • Verzamelen van agendapunten van leden via de website, per e-mail of per post
  • Reserveren van de vergaderaccomodatie voor vergadering van eigenaars
  • Voorbereidend overleg met het bestuur voor de ALV op locatie
  • Versturen van uitnodigingen, agenda en volmachten voor de vergadering per e-mail
  • Versturen van aanvullende vergaderstukken per mail en publicatie op website
  • Verzamelen van volmachten voor de vergadering van eigenaars
  • Bijwonen en ondersteunen bij de vergadering van eigenaars
  • Opstellen presentielijsten, vaststellen quorum, notuleren
  • Vastleggen van de ALV besluiten in een digitaal besluitenregister
  • Vastleggen, bewaken, coördineren en/of uitvoeren taken en/of besluiten
  • Opmaken en verzenden van de notulen per email en publicatie op website
  • Actualiseren van leden- en leveranciersbestand
  • Versturen van een welkomstbrief aan nieuwe bewoners
  • Verstrekken van persoonlijke toegangsgegevens tot de VvE website
  • Communiceren en corresponderen met leden en leveranciers
  • Inlichten van leveranciers omtrent wijzigingen in contactgegevens van de VvE
  • Kort tussentijdsoverleg met bestuur of commissieleden via telefoon of e-mail
  • Digitaal archiveren van relevante documenten volgens een uniforme indeling


2. Standaard variabele diensten

  • Versturen van alle reguliere correspondentie aan de leden per post (standaard per  e-mail of download via website)
  • Administratief en financieel afhandelen van verhuizingen
  • Bestuurswijzigingen doorvoeren bij de Kamer van Koophandel
  • Bestuurswijzigingen doorvoeren bij de bankrelaties


3. Extra aanvullende diensten

  • Extra mailing versturen op verzoek van het bestuur per mail
  • Extra mailing versturen op verzoek van het bestuur per post
  • Extra bestuurs- en commissievergaderingen binnen kantoortijd
  • Extra bestuurs- en commissievergaderingen na kantoortijd
  • Extra ledenvergadering
  • Voeren van een procedure inzake overtreding van het huishoudelijk reglement
  • Procesbegeleiding tot wijziging van splitsingsakte of splitsingstekening
  • Verrichten van kadastraal onderzoek
  • Opvragen van gegevens bij de Kamer van Koophandel
  • Onderzoeken van mogelijkheden voor en aanvragen van subsidies
  • Verhuur van algemene ruimte en delen
  • Toezicht houden op de bij de vereniging aanwezige huismeester
  • Sleutelbeheer
  • Inscannen en inhoudelijk doorzoekbaar maken van bestaande dossiers
  • Aanhouden een papieren archief
  • Opslag van het papieren op een externe locatie
  • Maatwerk adviezen en ondersteunende werkzaamheden




Module I - Techniek & OnderhoudKlik hier voor meer informatieModule II - Financiën & BoekhoudingKlik hier voor meer informatie

 
Welcome to our site, if you need help simply reply to this message, we are online and ready to help.